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MANUAL INTERNO DE FUNCIONES

MANUAL INTERNO DE FUNCIONES en la ADMINISTRACION DE EDIFICIOS

El presente manual esta en proceso de elaboración, por lo que las funciones abajo detalladas deberán ajustarse a la organización y sistema de trabajo a implementarse en el edificio. A continuación presentamos las funciones de:
Administracion de edificios

FUNCIONES DE LA ADMINISTRACION:

De acuerdo al Art. 152 del Reglamento (DS. 008-2000-MTC) de la Ley 27157 Ley del Régimen de Unidades Inmobiliarias de Propiedad Exclusiva y de Propiedad Común las Funciones de la Administración son las siguientes:

a- Velar por el adecuado manejo de los bienes y servicios comunes, su mantenimiento, limpieza y preservación.
b.- Cobrar las cuotas de los gastos comunes
c.- Cuidar que los pagos de los servicios comunes estén al día
d.- Llevar las cuentas de la administración (ingresos y egresos)
e.- Realizar previo aviso, visitas periódicas a las secciones de propiedad exclusiva, con el objeto verificar que no se realicen acciones contrarias a las establecidas en el reglamento interno o que afecten los servicios comunes
f.- Elaborar y proponer el presupuesto anual de ingresos y gastos ante la Junta de Propietarios para su aprobación.
g.- Llevar los libros de actas al día, asumiendo las funciones del Secretario de la Junta.
h.- Cumplir y hacer cumplir los acuerdos de la Junta de Propietarios y ejercer todas las funciones que la Junta o su reglamento interno le asignen.

Puesto: SUPERVISOR

Objetivo:
  • Velar por el adecuado manejo de los bienes y servicios comunes, su mantenimiento, limpieza y preservación.
  • Cumplir y Hacer cumplir los acuerdos de la Junta de Propietarios
  • Control de las funciones del personal.
Superior: Administrador
Subordinado: Recepcionistas, Operarios de Limpieza, Jardinero

Funciones:

• Verifica y supervisa el cambio de tumo de los trabajadores en cada turno.
• Revisar el cuaderno de ocurrencias a fin de estar informado sobre lo ocurrido en la noche anterior o durante su ausencia.
• Revisar las instalaciones de la unidad inmobiliaria, efectúa el inventario diario de luces de emergencias, extintores y mangueras contra incendio, luminarias.
• El supervisor debe de coordinar con el Recepcionista, personal de limpieza que se mantengan los insumos por encima del stock mínimo para que no exista desabastecimiento.
• Mantener un buena comunicación con los propietarios
• Responsable de la capacitación del personal
• Responsable de hacer respetar el reglamento interno.
• Verifica y supervisa labores de mantenimiento de equipos
• Recibir y archivar toda la documentación dirigida a la unidad
• Elabora las liquidaciones diarias de los pagos realizados por los propietarios, con los sustentos entregados para canjearlos por el recibo original debidamente cancelado.
• Mensualmente tomará las medidas del consumo de agua de cada propietario
• Efectuar la cobranza a los residentes.
• Verificar los depósitos realizados por cuotas ordinarias, extraordinarias, agua y emitir los recibos correspondientes. . Supervisa las labores de técnicos que ingresen al edificio (Telmex, telefónica, cable mágico, etc.).
• Verifica el buen funcionamiento de las bombas de agua, sumidero, contra incendio.

 Puesto: RECEPCIONISTA

Objetivo:
El puesto es exclusivamente de atención tanto a residentes como visitantes, es el responsable de canalizar toda la información de los propietarios y residentes a la administración y Junta Directiva.

Superior: Administrador, Supervisor
Subordinado: Operarios de Limpieza

Funciones:

RECEPCIONISTA DEL HORARIO DIURNO

• Llegar antes de la hora de entrada.
• Deberá de estar correctamente uniformado.
• Revisar libro de ocurrencias del turno anterior.
• Responsable de la limpieza de su área.
• Responsable de la limpieza del Lobby, requiriendo el servicio del personal de limpieza cuantas veces sea necesario.
• Encargado de recepcionar y repartir toda la documentación dirigida a los propietarios y a la unidad.
• Supervisión de la unidad. Verificará los extintores y las mangueras contra incendio de su torre.
• Asignación de trabajos especiales al personal de limpieza previa coordinación con administración.
• Verifica y supervisa labores del personal externo.
• Atención a residentes y visitantes.
• Coordina el ingreso de visitantes (familiares, invitados, técnicos, etc.).
• Responsable de recordar pagos por cuentas de mantenimiento y agua a los residentes.
• Responsable de elaborar la hoja de liquidación de pagos de mantenimiento anotando correctamente los datos en ella.
• Coordina con el personal de limpieza para ayudar a propietarios.
• Verificar los trabajos realizados por el personal de limpieza durante el día.
• Revisar el conecto funcionamiento de las luminarias.
• Coordinar con el personal de seguridad el ingreso de residentes por las cocheras posteriores.
• Llenar el cuaderno de ocurrencias durante el día.
• Comunicar oportunamente cualquier desperfecto de los equipos a la administración.
• Comunicar telefónicamente a la administración las tardanzas o faltas del personal en su tumo.
• Retirarse una vez entregado el tumo al recepcionista entrante anotando la hora de salida y el ingreso del relevo.
• El puesto de recepcionista es un trabajo de relevo por lo que no existe ninguna circunstancia por la cual se deba retirar hasta que no llegue su relevo.

RECEPCIONISTA DEL HORARIO NOCTURNO

Superior: Administrador, Supervisor
Subordinado: Operarios de Limpieza

Funciones:

• Llegar antes de la hora de entrada. .
• Deberá de estar correctamente uniformado.
• Revisar libro de ocurrencias del turno anterior.
• Encargado de recepcionar y repartir toda la documentación dirigida a los propietarios y a la unidad.
• Supervisión de la unidad, Verificará los extintores y las mangueras contra incendio de su torre
• Asignación de trabajos especiales previa coordinación con administración.
• Atención a residentes y visitantes.
• Verifica y supervisa labores del personal externo.
• Mantiene constante comunicación con el vigilante.
• Coordina el ingreso de visitantes (familiares, invitados, técnicos, etc).
• Responsable de recordar pagos por cuentas de mantenimiento y agua a los residentes.
• Revisar el funcionamiento de las luminarias.
• Coordinar con el personal de seguridad el ingreso de residentes por las cocheras posteriores.
• Llenar el cuaderno de ocurrencias al final del turno.
• Retirarse una vez entregado el tumo al recepcionista entrante

Puesto: PERSONAL DE LIMPIEZA

Objetivo:
 Está trabajador tiene la responsabilidad de la limpieza de la unidad y del mantenimiento preventivo simple de acuerdo al Check List de limpieza establecido.

Superior: Administrador, Supervisor, Recepcionistas

Funciones:

• Deberá de presentarse a trabajar puntualmente
• Llevará el uniforme correctamente y limpio
• Saludará cortésmente a los residentes y visitantes de la unidad
• Deberá de trabajar de acuerdo al Check List de limpieza y al Cronograma de Mantenimiento Preventivo.
• En caso de no poder realizar algún trabajo establecido en el check List o Cronograma de mantenimiento deberá de comunicarlo oportunamente al recepcionista a cargo del edificio.
• Coordinará con el recepcionista los trabajos especiales que se presenten
• Podrá ayudar a los residentes de manera temporal solo con la autorización del recepcionista en ocasiones muy puntuales
• Deberá tomar su refrigerio de 45 minutos a la hora establecida en el Check List 12.00 del día.
• Deberá reemplazar al Recepcionista durante el refrigerio de este de 1:00 pm a 1:45 pm
• Deberá de informar oportunamente los faltantes de insumos a la administración realizando los pedidos para el mes completo haciendo uso de una nota de pedido con cargo.
• Deberá llevar un registro detallado del uso dado a los insumos de limpieza en un cuaderno.
• Deberá hacer uso adecuado de los insumos de limpieza, siguiendo las recomendaciones del Proveedor.
• Deberá regar los jardines los días Lunes, Miércoles y Viernes en las tardes, las jardineras se deben de regar dos veces a la semana (Martes y Viernes)
• Deberá limpiar la rampa de acceso diariamente.
• Deberá de baldear los sótanos mínimo una vez cada quince días.

Puesto: Personal de Seguridad

Objetivo:
El personal de vigilancia externa tiene como objetivo primordial velar por la seguridad externa del edificio y sus residentes.

Funciones:

• Realizar acciones de control y vigilancia en la unidad.
• Controlar el ingreso y salida de las personas.
• Responsable de restringir el ingreso de personas ajenas a la unidad.
• Responsable de identificar a cada residente y propietario.
• Controlar el ingreso y salida de bienes, sean de los residentes o de la unidad
• Debe llevar un registro de todos los ingresos a la unidad desde trabajadores, técnicos, obreros, invitados, de ser necesario verificar con el residente su conformidad.
• Realizar sus labores en coordinación con la administración.
• El vigilante trabaja en el exterior de la unidad, solo ingresa por motivos de fuerza mayor.
• Deberá asegurarse que todos los ingresos (puertas principales, puertas levadizas) del edificio estén debidamente cerrados en todo momento.
• Deberá de acudir a solicitud del recepcionista a supervisar el ingreso o salida de cualquier propietario en las cocheras posteriores.
• Deberá de rondar constantemente el perímetro del edificio.
• Verificará el ingreso y salida del personal registrando la hora de ingreso.


Puesto: Jardinero

Objetivo:
Mantener en perfecto estado las áreas verdes del edificio.

Funciones:

• Responsable del mantenimiento de las áreas verdes de la unidad dos veces al mes.
• Encargado de regar las plantas de las jardineras del primer piso y el grass block del estacionamiento exterior.
• Deberá de cortar el césped, podar, deshojar y limpiar las jardineras.
• Abonará y fumigará las plantas cuando sea necesario.
• Cambiará o reemplazará las plantas en mal estado




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