La preparación del Presupuesto tiene ocupados en
esta época a muchos copropietarios y administradores, por lo que vale la pena
recordar algunos puntos esenciales y tener en cuenta las siguientes
sugerencias.
La definición del Presupuesto es una función del
Administrador o en todo caso de la Junta de la Propietarios, quien deberá
presentarlo para su estudio al Consejo de Administración, que a su vez será
quien lo presente a la Asamblea General de Copropietarios.
La Junta de Propietarios en Asamblea es quien
deberá dar su aprobación final a este presupuesto, que servirá para fijar
las "Cuotas de Mantenimiento".
PRINCIPIOS BÁSICOS:
En el Presupuesto deben incluirse partidas o
"Rubros" destinados a cubrir cada uno de los gastos en que incurrirá
la copropiedad. Estas partidas están relacionadas con la Administración,
Funcionamiento y Conservación, y agrupan "rubros" como Vigilancia,
Servicios Públicos, Mantenimiento, Reparaciones, Suministros, Contabilidad y
otros.
El cálculo de las partidas correspondientes debe
ajustarse al gasto esperado, deben ser los más reales posibles, por lo que se
deben tener en cuenta varios factores, que pueden variar de acuerdo a cada
rubro. Por ejemplo, servicios como Vigilancia, Administración, Contabilidad,
Mantenimiento de ascensores, Mantenimiento de Jardines y otros se manejan
mediante Contratos, por lo general con vigencia de un año, por lo que su costo
no variará durante ese tiempo. Se puede entonces hacer un cálculo exacto de los
respectivos rubros. Normalmente los clasificamos como "Costos Fijos".
Otros rubros, como los Servicios Públicos,
(Electricidad, Agua Potable, Teléfono, Gas) Suministros (Papelería, Materiales
y Útiles de Aseo, Luminarias, etc.) Reparaciones (Gasfitería, Electricidad,
Cerrajería, Pintura etc.) son "Costos Variables", y su cálculo es un
poco más complejo. Debemos tener en cuenta factores como tarifas o costos
actuales, índice de Inflación esperada, necesidades específicas de la
copropiedad, la antigüedad de la propiedad, el deterioro normal, vencimiento de
garantías, y (Muy importante) el comportamiento histórico de estos Rubros, es
decir el promedio del gasto en el pasado. Para ello, nos debemos basar en los
informes de Contabilidad, principalmente en el "Estado de Ganancias y
Pérdidas". Una vez conocemos el promedio de gastos en los ejercicios
anteriores, aplicamos los porcentajes correspondientes a las alzas esperadas
por inflación, nuevos impuestos, y cualquier otro factor que razonablemente
pueda influir en el comportamiento del rubro, y tendremos así un cálculo
bastante aproximado a lo que será el gasto real.
¡DOS PRINCIPIOS BASICOS PARA NO OLVIDAR!:
1°- ¡NO INFLAR EL PRESUPUESTO!
En algunas ocasiones, en su afán de asegurar un
presupuesto que cubra todas las necesidades del Edificio o Condominio, algunos
administradores o Junta Directivas pueden caer en el error de elaborar
presupuestos "Inflados" o supervalorados, que dan como resultado un
incremento exagerado de la cuota de administración, y generan inconformidad
entre los copropietarios. Debe tenerse en cuenta que las Copropiedades son
entidades "Sin ánimo de Lucro" y que los superávits, (Sobrantes) de
los Ejercicios anteriores se pueden aplicar al presupuesto para reducir los
incrementos en la cuota. Naturalmente es muy conveniente poseer un Fondo de
Reserva que pueda usarse en casos de emergencia, y algunos rubros como
"Imprevistos", que permitan asumir gastos no presupuestados, pero sin
exagerar.
2°- ¡NO QUEDARSE CORTO!
Otras veces, se puede caer en el extremo contrario
al presentar presupuestos por debajo de los costos reales, lo que generará a
mediano y largo plazo grandes inconvenientes. Un presupuesto demagógico o
"político", podrá generar menos resistencia a la hora de ser revisado
y aprobado por la Asamblea, pero terminará por agotar las reservas logradas
anteriormente, dejará a la copropiedad indefensa ante posibles eventualidades y
en el peor de los casos generará Déficits que se traducirán en un mal servicio,
la imposibilidad de acometer a tiempo obras de mantenimiento, conservación o
mejoras, lo que a su vez ocasionará deterioro en las edificaciones, equipos y
demás bienes comunales, depreciación de la propiedad, (Que es su inversión!) y
desprestigio para la administración.
Fuente: aiphltda
