Administracion de Edificios
MODELO DE MANUAL INTERNO DE FUNCIONES DE ADMINISTRACIÓN DE EDIFICIOS
administracion de edificios lima |
El presente manual deberá
ajustarse a la organización y sistema de trabajo a implementarse Del edificio.
A continuación, presentamos las funciones de:
FUNCIONES
DE LA ADMINISTRACIÓN
De acuerdo al Art. 152 del Reglamento (DS.
008-2000-MTC) de la Ley 27157 Ley del Régimen de Unidades Inmobiliarias de
Propiedad Exclusiva y de Propiedad Común las Funciones de la Administración son
las siguientes:
- Velar por el adecuado manejo de los bienes y servicios comunes, su mantenimiento, limpieza y preservación.
- Cobrar las cuotas de los gastos comunes.
- Cuidar que los pagos de los servicios comunes estén al día.
- Llevar las cuentas de la administración (ingresos y egresos).
- Realizar previo aviso, visitas periódicas a las secciones de propiedad exclusiva, con el objeto verificar que no se realicen acciones contrarias a las establecidas en el reglamento interno o que afecten los servicios comunes.
- Elaborar y proponer el presupuesto anual de ingresos y gastos ante la Junta de Propietarios para su aprobación.
- Llevar los libros de actas al día, asumiendo las funciones del Secretario de la Junta.
- Cumplir y hacer cumplir los acuerdos de la Junta de Propietarios y ejercer todas las funciones que la Junta o su reglamento interno le asignen.
PUESTO: SUPERVISOR
Objetivo:
- Velar por el adecuado manejo de los bienes y servicios comunes, su mantenimiento, limpieza y preservación.
- Cumplir y Hacer cumplir los acuerdos de la Junta de Propietarios.
- Control de las funciones del personal.
Superior: Administrador
Subordinado: Porteros,
Operarios de Limpieza, Jardinero
Funciones:
• Verifica y supervisa el cambio de tumo de los
trabajadores en cada turno.
• Revisar el cuaderno de ocurrencias a fin de
estar informado sobre lo ocurrido en la noche anterior o durante su ausencia.
• Revisar las instalaciones de la unidad inmobiliaria,
efectúa el inventario diario de luces de emergencias, extintores y mangueras
contra incendio, luminarias.
• El supervisor debe de coordinar con el portero,
personal de limpieza que se mantengan los insumos por encima del stock mínimo
para que no exista desabastecimiento.
• Mantener una buena comunicación con los
propietarios
• Responsable de la capacitación del personal
• Responsable de hacer respetar el reglamento interno.
• Verifica y supervisa labores de mantenimiento de
equipos
• Recibir y archivar toda la documentación dirigida a
la unidad
• Elabora las liquidaciones diarias de los pagos
realizados por los propietarios, con los sustentos entregados para canjearlos
por el recibo original debidamente cancelado.
• Mensualmente tomará las medidas del consumo de agua
de cada propietario
• Efectuar la cobranza a los residentes.
• Verificar los depósitos realizados por cuotas
ordinarias, extraordinarias, agua y emitir los recibos correspondientes.
Supervisa las labores de técnicos que ingresen al edificio (Movistar, Solgas, etc.).
• Verifica el buen funcionamiento de las bombas de
agua, sumidero, contra incendio.
PUESTO: PORTERO
Objetivo:
El puesto es exclusivamente de atención tanto a
residentes como visitantes, es el responsable de canalizar toda la información
de los propietarios y residentes a la administración y Junta Directiva.
Superior: Administrador, Supervisor
Subordinado: Operarios de
Limpieza
Funciones:
PORTERO DEL HORARIO DIURNO
• Llegar antes de la hora de entrada.
• Deberá de estar correctamente uniformado.
• Revisar libro de ocurrencias del turno anterior.
• Responsable de la limpieza de su área.
• Responsable de la limpieza del Lobby, requiriendo el
servicio del personal de limpieza cuantas veces sea necesario.
• Encargado de recepcionar y repartir toda la
documentación dirigida a los propietarios y a la unidad.
• Supervisión de la unidad. Verificará los extintores
y las mangueras contra incendio de su torre.
• Asignación de trabajos especiales al personal de
limpieza previa coordinación con administración.
• Verifica y supervisa labores del personal externo.
• Atención a residentes y visitantes.
• Coordina el ingreso de visitantes (familiares,
invitados, técnicos, etc.).
• Responsable de recordar pagos por cuentas de
mantenimiento y agua a los residentes.
• Responsable de elaborar la hoja de liquidación de
pagos de mantenimiento anotando correctamente los datos en ella.
• Coordina con el personal de limpieza para ayudar a
propietarios.
• Verificar los trabajos realizados por el personal de
limpieza durante el día.
• Revisar el conecto funcionamiento de las luminarias.
• Coordinar con el personal de seguridad el ingreso de
residentes por las cocheras posteriores.
• Llenar el cuaderno de ocurrencias durante el día.
• Comunicar oportunamente cualquier desperfecto de los
equipos a la administración.
• Comunicar telefónicamente a la administración las
tardanzas o faltas del personal en su tumo.
• Retirarse una vez entregado el tumo al recepcionista
entrante anotando la hora de salida y el ingreso del relevo.
• El puesto de recepcionista es un trabajo de relevo
por lo que no existe ninguna circunstancia por la cual se deba retirar hasta
que no llegue su relevo.
PORTERO DEL HORARIO NOCTURNO
Superior: Administrador, Supervisor
Subordinado: Operarios de
Limpieza
Funciones:
• Llegar antes de la hora de entrada.
• Deberá de estar correctamente uniformado.
• Revisar libro de ocurrencias del turno anterior.
• Encargado de recepcionar y repartir toda la
documentación dirigida a los propietarios y a la unidad.
• Supervisión de la unidad, Verificará los extintores
y las mangueras contra incendio de su torre
• Asignación de trabajos especiales previa
coordinación con administración.
• Atención a residentes y visitantes.
• Verifica y supervisa labores del personal
externo.
• Mantiene constante comunicación con el vigilante.
• Coordina el ingreso de visitantes (familiares,
invitados, técnicos, etc).
• Responsable de recordar pagos por cuentas de
mantenimiento y agua a los residentes.
• Revisar el funcionamiento de las luminarias.
• Coordinar con el personal de seguridad el ingreso de
residentes por las cocheras posteriores.
• Llenar el cuaderno de ocurrencias al final del
turno.
• Retirarse una vez entregado el tumo al recepcionista
entrante.
PUESTO: PERSONAL DE
LIMPIEZA
Objetivo:
Este trabajador tiene la responsabilidad de la
limpieza de la unidad y del mantenimiento preventivo simple de acuerdo al Check
List de limpieza establecido.
Superior: Administrador, Supervisor,
Porteros.
Funciones:
• Deberá de presentarse a trabajar puntualmente
• Llevará el uniforme correctamente y limpio
• Saludará con cortesía a los residentes y visitantes
del edificio.
• Deberá de trabajar de acuerdo al Check List de
limpieza y al Cronograma de Mantenimiento Preventivo.
• En caso de no poder realizar algún trabajo
establecido en el check List o Cronograma de mantenimiento deberá de
comunicarlo oportunamente al recepcionista a cargo del edificio.
• Coordinará con el portero los trabajos especiales
que se presenten
• Podrá ayudar a los residentes de manera temporal
solo con la autorización del portero en ocasiones muy puntuales
• Deberá tomar su refrigerio de 45 minutos a la hora
establecida en el Check List 12.00 del día.
• Deberá reemplazar al portero durante el
refrigerio de este de 1:00 p.m. a 1:45 p.m.
• Deberá de informar oportunamente los faltantes de
insumos a la administración realizando los pedidos para el mes completo
haciendo uso de una nota de pedido con cargo.
• Deberá llevar un registro detallado del uso dado a
los insumos de limpieza en un cuaderno.
• Deberá hacer uso adecuado de los insumos de
limpieza, siguiendo las recomendaciones del Proveedor.
• Deberá regar los jardines los días Lunes, Miércoles
y Viernes en las tardes, las jardineras se deben de regar dos veces a la semana
(Martes y Viernes)
• Deberá limpiar la rampa de acceso diariamente.
• Deberá de baldear los sótanos como mínimo una vez cada quince días.
PUESTO: PERSONA DE
VIGILANCIA EXTERNA
Objetivo:
El personal de vigilancia externa tiene como objetivo
primordial velar por la seguridad externa del edificio y sus residentes.
Funciones:
• Realizar acciones de control y vigilancia en la
unidad.
• Controlar el ingreso y salida de las personas.
• Responsable de restringir el ingreso de personas
ajenas a la unidad.
• Responsable de identificar a cada residente y
propietario.
• Controlar el ingreso y salida de bienes, sean de los
residentes o de la unidad
• Debe llevar un registro de todos los ingresos a la
unidad desde trabajadores, técnicos, obreros, invitados, de ser necesario
verificar con el residente su conformidad.
• Realizar sus labores en coordinación con la
administración.
• El vigilante trabaja en el exterior de la unidad,
solo ingresa por motivos de fuerza mayor.
• Deberá asegurarse que todos los ingresos (puertas
principales, puertas levadizas) del edificio estén debidamente cerrados en todo
momento.
• Deberá de acudir a solicitud del recepcionista a
supervisar el ingreso o salida de cualquier propietario en las cocheras
posteriores.
• Deberá de rondar constantemente el perímetro del
edificio.
• Verificará el ingreso y salida del personal
registrando la hora de ingreso.
PUESTO: JARDINERO
Objetivo:
Mantener en perfecto estado las áreas verdes del
edificio.
Funciones:
• Responsable del mantenimiento de las áreas verdes de
la unidad dos veces al mes.
• Encargado de regar las plantas de las jardineras del
primer piso y el gras block del estacionamiento exterior.
• Deberá de cortar el césped, podar, deshojar y
limpiar las jardineras.
• Abonará y fumigará las plantas cuando sea necesario.
• Cambiará o reemplazará las plantas en mal estado
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