PREPARAR EL PRESUPUESTO DEL EDIFICIO

Administracion de edificios

PREPARAR EL PRESUPUESTO DEL EDIFICIO

La preparación del Presupuesto tiene ocupados en esta época a muchos copropietarios y administradores, por lo que vale la pena recordar algunos puntos esenciales y tener en cuenta las siguientes sugerencias.
La definición del Presupuesto es una función del Administrador o en todo caso de la Junta de la Propietarios, quien deberá presentarlo para su estudio al Consejo de Administración, que a su vez será quien lo presente a la Asamblea General de Copropietarios.
La Junta de Propietarios en Asamblea es quien deberá dar su aprobación final a este presupuesto, que servirá para fijar las "Cuotas de Mantenimiento".

PRINCIPIOS BÁSICOS:
En el Presupuesto deben incluirse partidas o "Rubros" destinados a cubrir cada uno de los gastos en que incurrirá la copropiedad. Estas partidas están relacionadas con la Administración, Funcionamiento y Conservación, y agrupan "rubros" como Vigilancia, Servicios Públicos, Mantenimiento, Reparaciones, Suministros, Contabilidad y otros.
El cálculo de las partidas correspondientes debe ajustarse al gasto esperado, deben ser los más reales posibles, por lo que se deben tener en cuenta varios factores, que pueden variar de acuerdo a cada rubro. Por ejemplo, servicios como Vigilancia, Administración, Contabilidad, Mantenimiento de ascensores, Mantenimiento de Jardines y otros se manejan mediante Contratos, por lo general con vigencia de un año, por lo que su costo no variará durante ese tiempo. Se puede entonces hacer un cálculo exacto de los respectivos rubros. Normalmente los clasificamos como "Costos Fijos".
Otros rubros, como los Servicios Públicos, (Electricidad, Agua Potable, Teléfono, Gas) Suministros (Papelería, Materiales y Útiles de Aseo, Luminarias, etc.) Reparaciones (Gasfitería, Electricidad, Cerrajería, Pintura etc.) son "Costos Variables", y su cálculo es un poco más complejo. Debemos tener en cuenta factores como tarifas o costos actuales, índice de Inflación esperada, necesidades específicas de la copropiedad, la antigüedad de la propiedad, el deterioro normal, vencimiento de garantías, y (Muy importante) el comportamiento histórico de estos Rubros, es decir el promedio del gasto en el pasado. Para ello, nos debemos basar en los informes de Contabilidad, principalmente en el "Estado de Ganancias y Pérdidas". Una vez conocemos el promedio de gastos en los ejercicios anteriores, aplicamos los porcentajes correspondientes a las alzas esperadas por inflación, nuevos impuestos, y cualquier otro factor que razonablemente pueda influir en el comportamiento del rubro, y tendremos así un cálculo bastante aproximado a lo que será el gasto real.

¡DOS PRINCIPIOS BASICOS PARA NO OLVIDAR!:

1°- ¡NO INFLAR EL PRESUPUESTO!
En algunas ocasiones, en su afán de asegurar un presupuesto que cubra todas las necesidades del Edificio o Condominio, algunos administradores o Junta Directivas pueden caer en el error de elaborar presupuestos "Inflados" o supervalorados, que dan como resultado un incremento exagerado de la cuota de administración, y generan inconformidad entre los copropietarios. Debe tenerse en cuenta que las Copropiedades son entidades "Sin ánimo de Lucro" y que los superávits, (Sobrantes) de los Ejercicios anteriores se pueden aplicar al presupuesto para reducir los incrementos en la cuota. Naturalmente es muy conveniente poseer un Fondo de Reserva que pueda usarse en casos de emergencia, y algunos rubros como "Imprevistos", que permitan asumir gastos no presupuestados, pero sin exagerar.

2°- ¡NO QUEDARSE CORTO!
Otras veces, se puede caer en el extremo contrario al presentar presupuestos por debajo de los costos reales, lo que generará a mediano y largo plazo grandes inconvenientes. Un presupuesto demagógico o "político", podrá generar menos resistencia a la hora de ser revisado y aprobado por la Asamblea, pero terminará por agotar las reservas logradas anteriormente, dejará a la copropiedad indefensa ante posibles eventualidades y en el peor de los casos generará Déficits que se traducirán en un mal servicio, la imposibilidad de acometer a tiempo obras de mantenimiento, conservación o mejoras, lo que a su vez ocasionará deterioro en las edificaciones, equipos y demás bienes comunales, depreciación de la propiedad, (Que es su inversión!) y desprestigio para la administración.


Fuente: aiphltda
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