EL PRESUPUESTO ANUAL DE UN EDIFICIO O CONDOMINIO
administración de edificios |
Ya hemos empezado el 2022 y como
administradora de edificios y condominios planificamos lo que viene. La parte
más importante de esa planificación es la realización del presupuesto anual del
edificio. ¿Por qué o Para qué? Ayudará a tomar mejores decisiones, con unos
objetivos claros y realistas.
Hay unos pasos súper útiles al
momento de elaborar un presupuesto
1- ANALIZAR LA SITUACIÓN FINANCIERA
Lo primero que se debe hacer es
analizar la situación financiera actual del condominio. Por ejemplo, si existe
una alta morosidad y eso se traduce en deudas con proveedores u otro tipo de
pagos pendientes, se debe tenerlo muy claro. ¿Por qué? El primer
objetivo deberá ser saldar esas cuentas cuando se normalice la situación que ha
impedido que se cubran con normalidad.
2- TRAZAR LOS OBJETIVOS
Es indispensable y necesario
establecer los objetivos a partir de la realidad y de las necesidades del
edificio. De este planeamiento dependerá el uso que se podrá dar a los recursos
y las próximas inversiones o gastos que se harán para mejorar la vida en el
edificio.
Si existen cuentas pendientes, sin
duda esa deberá ser la prioridad; pero también se debe fijar otros objetivos,
así sean menores. Esto servirá para tener muy claro el norte cuando el flujo de
recursos se normalice.
3- REVISAR LOS RECURSOS
Se debe revisar los recursos con los
que se ha contado hasta ahora, pero también los que se podrían generar de
alguna acción en específico. De esta forma se sabrá si habrá un excedente y se
podría plantear una estrategia ambiciosa para el próximo año.
4- REALIZAR ESTIMACIONES
Teniendo el conocimiento de la
situación financiera, los objetivos claros y con los recursos que se dispone,
se puede comenzar a hacer estimaciones. ¿Qué significa? Se debe calcular de
forma estimada, pero basado en datos reales, cómo se pueden mover las finanzas
en el próximo período.
Tomar en cuenta el sueldo del
personal del edificio y separar recursos para los reemplazos. Incluye también
el pago del Servicio de Terceros administración, jardineros, técnicos y otros)
y presupuestar un importe para atender emergencias de último minuto.
Asimismo, incluir materiales y útiles
de aseo, artículos de oficina, servicios básicos, mantenimientos de
instalaciones y otros. Para eso revisar todos los mantenimientos que se deben
hacer en el edificio durante el año.
5- ASIGNAR UN MONTO POR ÁREAS
Dividir el monto total del cálculo y
comenzar a asignar recursos por área. De esta forma, será mucho más ordenada
toda la tarea y se podrá cubrir al menos las necesidades más básicas.
RECOMENDACIÓN FINAL
Por último, se recomienda revisar
constantemente el presupuesto e ir ajustando según la realidad. El presupuesto
anual no debe ser un documento inflexible, más bien debe ser utilizarlo como
una base para manejar los recursos de forma más ordenada.
Además del presupuesto, se puede
utilizar otras herramientas que ayuden con ese objetivo, como por ejemplo, se
debe automatizar todos los procesos y eliminar los errores humanos.