EL PRESUPUESTO ANUAL DE UN EDIFICIO O CONDOMINIO
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administración de edificios |
Se está terminando el año 2020 y como
administradora de edificios y condominios planificamos lo que viene. La parte
más importante de esa planificación es la realización del presupuesto anual del
edificio. ¿Por qué o Para qué? Ayudará a tomar mejores decisiones, con unos
objetivos claros y realistas.
Hay unos pasos súper útiles al momento
de elaborar un presupuesto
1- ANALIZAR LA SITUACIÓN
FINANCIERA
Lo primero que se debe hacer es analizar
la situación financiera actual del condominio. Por ejemplo, si existe una alta
morosidad y eso se traduce en deudas con proveedores u otro tipo de pagos
pendientes, se debe tenerlo muy claro. ¿Por qué? El primer objetivo deberá ser saldar esas
cuentas cuando se normalice la situación que ha impedido que se cubran con
normalidad.
2- TRAZAR LOS OBJETIVOS
Es indispensable y necesario establecer
los objetivos a partir de la realidad y de las necesidades del edificio. De
este planeamiento dependerá el uso que se podrá dar a los recursos y las
próximas inversiones o gastos que se harán para mejorar la vida en el edificio.
Si existen cuentas pendientes, sin duda
esa deberá ser la prioridad; pero también se debe fijar otros objetivos, así
sean menores. Esto servirá para tener muy claro el norte cuando el flujo de
recursos se normalice.
3- REVISAR LOS RECURSOS
Se debe revisar los recursos con los que
se ha contado hasta ahora, pero también los que se podrían generar de alguna
acción en específico. De esta forma se sabrá si habrá un excedente y se podría
plantear una estrategia ambiciosa para el próximo año.
4- REALIZAR ESTIMACIONES
Teniendo el conocimiento de la situación
financiera, los objetivos claros y con los recursos que se dispone, se puede
comenzar a hacer estimaciones. ¿Qué significa? Se debe calcular de forma
estimada, pero basado en datos reales, cómo se pueden mover las finanzas en el
próximo período.
Tomar en cuenta el sueldo del personal
del edificio y separar recursos para los reemplazos. Incluye también el pago
del Servicio de Terceros administración, jardineros, técnicos y otros) y
presupuestar un importe para atender emergencias de último minuto.
Asimismo, incluir materiales y útiles de
aseo, artículos de oficina, servicios básicos, mantenimientos de instalaciones
y otros. Para eso revisar todos los mantenimientos que se deben hacer en el
edificio durante el año.
5- ASIGNAR UN MONTO POR ÁREAS
Dividir el monto total del cálculo y
comenzar a asignar recursos por área. De esta forma, será mucho más ordenada
toda la tarea y se podrá cubrir al menos las necesidades más básicas.
RECOMENDACIÓN
FINAL
Por último, se recomienda revisar
constantemente el presupuesto e ir ajustando según la realidad. El presupuesto
anual no debe ser un documento inflexible, más bien debe ser utilizarlo como
una base para manejar los recursos de forma más ordenada.
Además del presupuesto, se puede utilizar
otras herramientas que ayuden con ese objetivo, como por ejemplo, se debe automatizar
todos los procesos y eliminar los errores humanos.