FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE UN ADMINISTRADOR EN EDIFICIOS
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Muchas veces en los edificios o conjuntos
cuando se debe buscar un Administrador, son muchos los propietarios,
especialmente aquellos que tienen un poco más de tiempo libre, los que se
postulan para dicho cargo sin conocer sus funciones y las responsabilidades que
pueden asumir.
Cuando un grupo de inmuebles comunes
y privados, se someten al Régimen de Propiedad Horizontal (Ley 27157), a través
de Escritura Pública y debidamente registrada en SUNARP, nacen cómo tal ante el
ámbito jurídico, adquiriendo la Personería Jurídica; por ejemplo: “Edificio
Brisa del Mar” por ende, necesita una administración o dirección.
Por regla general, el Órgano Máximo
que es la Junta de Propietarios, tienen el poder “máximo” para tomar cualquier
decisión, siempre que se cumpla con los quórums que establece la Ley o los
Estatutos si es superior.
Nombramiento del Administrador
Lo hace la Junta de Propietarios,
para ello, basta con la determinación de mayoría simple, o sea, que la Asamblea
general sesione un número plural de propietarios de unidades privadas que representen
por lo menos, el 25% del total de propiedad y la decisión se tome con el voto
favorable de la mitad más uno de los coeficientes de propiedad y demás reglas
establecidas respecto a quórum.
Ojo: Si existe Junta Directiva, le
corresponde a éste órgano hacer dicha elección.
¿Se puede nombrar como administrador a una Empresa de
Administración o tiene que ser una persona natural?
Es totalmente viable nombrar a una
Persona Natural o a una Persona Jurídica para la administración de una
copropiedad. En todo caso, si se llega a nombrar como administrador a una
Persona Jurídica (Empresa de Administración), el Representante Legal de dicha
empresa, será el que actúe como administrador del Edificio o Condominio.
“Cuando el administrador sea persona
jurídica, su representante legal actuará en representación del edificio o
conjunto”.
En sólo un caso, el Presidente de la
Junta Directiva actúa como Representante legal
Sólo para efectos de suscribir el
contrato (laboral o de servicios) que se hace con el Administrador nombrado, en
nombre del Edificio o Condominio lo suscribirá el Presidente de la Junta
Directiva.
En caso de existir Junta Directiva,
lo firmará el Presidente de dicho órgano.
FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR
En aspectos generales son:
Ejecución, conservación, representación y recaudo, pero podemos destacar
resumidamente las siguientes:
- Ø
Convocar a la asamblea a ordinarias o extraordinarias y
someter a su aprobación el inventario y balance general… …presupuesto detallado
de gastos e ingresos…
- Ø
Llevar directamente o bajo su dependencia y
responsabilidad, los libros de actas de la asamblea y de registro de
propietarios y residentes…
- Ø
Poner en conocimiento… …las actas de las asambleas…
- Ø
Preparar y someter a consideración… cuentas anuales, el
informe…, el presupuesto de ingresos y egresos…, el balance general,… los
balances de prueba y su respectiva ejecución presupuestal.
- Ø
Llevar bajo su dependencia y responsabilidad, la contabilidad
del edificio o condominio.
- Ø
Administrar con diligencia y cuidado los bienes de
dominio de la persona jurídica… …de conformidad con el reglamento interno de
propiedad horizontal.
- Ø
Cuidar y vigilar los bienes comunes y ejecutar los actos
de administración, conservación y disposición de los mismos…
- Ø
Cobrar y recaudar, directamente con los propietarios, a
través de inquilinos o apoderados cuotas ordinarias y extraordinarias, multas,…
…iniciando oportunamente el cobro judicial de las mismas.
- Ø
Elevar a escritura pública y registrar las modificaciones
al reglamento…
- Ø
Representar judicial y extrajudicialmente a la persona
jurídica…
- Ø
Hacer efectivas las sanciones por incumplimiento de las
obligaciones previstas en esta ley, en el reglamento interno de propiedad
horizontal …
- Ø
Y las demás que le asignen por Estatutos o la Junta de
Propietarios.
RESPONSABILIDADES DE ADMINISTRADOR
PARA CONSIDERAR: Como vemos, la
labor de Administrar un Edificio o Condominio sometidos al Régimen de Propiedad
Horizontal tiene múltiples funciones y sobre todo puede ser responsable por
omisión o por extralimitación en sus funciones por los perjuicios que le pueda
causar tanto a los propietarios, a la copropiedad y a terceros, de tal manera
que para dicho cargo siempre debemos escoger una buena opción: idoneidad.